Autorin: Mareike Schäfer (Managerin #FORTSCHRITT)
- 18.02.2019 -

Welche Assoziationen hat man mit einem ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System), bevor man sich das erste Mal genauer damit beschäftigt? Zahlen, Daten, Fakten? Aufwand? Müssen sich Mitarbeiter in das nächste aufwendige System einarbeiten? Erinnert die Bedienoberfläche mehr an Windows XP als an ein modernes, hippes Tool aus dem Jahr 2019? Szenarien von gescheiterten Implementierungen wie z. B. bei einem großen deutschen Lebensmitteleinzelhändler?

Und trotz dieser Assoziationen wird sich der Umsatz von ERP-Systemen in Deutschland lt. Statista 2019 auf ca. 1,83 Mrd. € belaufen. Erwartet wird eine Umsatzsteigung von ca. 5% in den nächsten 3 Jahren. Daher die Frage: Wie und warum ist ein ERP-System sexy für Unternehmen?

Der Weg zur Skalierbarkeit

Wenn man heute Unternehmer, Gründer aber auch Investoren fragt, was ein erfolgreiches Geschäftsmodell ausmacht, fällt in den meisten Fällen das Wort Skalierung. Wie schafft es ein Unternehmen, seinen Umsatz zu steigern, ohne kontinuierlich in Produkte, Ressourcen oder Infrastruktur investieren zu müssen? Skalierbare Geschäftsmodelle weisen Eigenschaften wie ein relativ geringes Anlagevermögen (Asset Light) und einen hohen Automatisierungsgrad auf. Hinzu kommen ein niedriger Anteil an Fixkosten und ein proportional hoher Anteil an variablen Kosten, ein starker Fokus auf Vertrieb und Marketing sowie die Fähigkeit der Expansion in neue Märkte. Generell wird ein ERP-System als eine „integrierte Software verstanden, die auf Basis standardisierter Module alle oder wesentliche Teile der Geschäftsprozesse eines Unternehmens aus betriebswirtschaftlicher Sicht informationstechnisch unterstützt.“ Es werden (komplexe) Prozesse des Unternehmens abteilungsübergreifend aufeinander abgestimmt und die Verfügbarkeit von benötigten (Real-Time)-Daten in allen Unternehmensbereichen sichergestellt. Allein diese Fähigkeit zahlt in die stetige Erhöhung des Automatisierungsgrades eines Unternehmens ein. Vor allem in der Vergangenheit bedeutete die Anschaffung eines ERP-Systems einmalige Kosten für die Implementierung und eine starke Erhöhung der Fixkosten durch die benötigte IT-Infrastruktur, Softwarelizenzen, Wartung, Pflege und zusätzliches IT-Personal. Dies hat sich in den letzten Jahren jedoch erheblich verändert. Mit der Akzeptanz von Cloud Computing und deren Ausprägungen von Infrastructure as a Service (IaaS) sowie Software as a Service (SaaS) veränderte sich auch der ERP-System-Markt. Flexibler Zugang zu benötigten Infrastruktur-Ressourcen, die Möglichkeit, einzelne Module nahtlos hinzuzufügen und Anwendungen bedarfsorientiert zu bestellen aber auch zu entfernen, schafft vor allem für wachstumsorientierte Unternehmen optimale Voraussetzungen für eine Skalierbarkeit. Diese Skalierung kann über cloudbasierte Systeme dementsprechend risikoarm gewährleistet werden.

Hinzu kommen weitere Vorteile eines ERP-Systems. Durch die Vereinheitlichung der Systeme können sich Benutzer auf die Bedienung einer Anwendung konzentrieren. Systemadministratoren verwalten nur noch eine Software, was eine erhebliche Erleichterung in der Wartung, Pflege und Fehlerbehebung mit sich bringt und die Durchführung von Releaseveränderungen und Softwareupdates erleichtert.

Stellt sich also die Frage: Warum diese Angst vor der Einführung eines ERP-Systems? Unter Beachtung weniger, aber wesentlicher Grundparameter wird die Einführung kein Höllen-, sondern ein sexy Roadtrip.

Erfolgsfaktoren bei der Einführung von ERP-Systemen

Durch die Erfahrungen aus der Implementierung des eigenen ERP-Systems und durch die Begleitung der Implementierung bei Kunden kristallisieren sich immer wieder drei Erfolgsfaktoren heraus.

Die Erfolgsfaktoren bei der Einführung von ERP-Systemen

Strategische Verantwortlichkeit

In den meisten ERP-Implementierungsprojekten wird die Projektleitung und -verantwortung von Seiten der Unternehmung in der IT-Abteilung verankert. Dies ergibt auf den ersten Blick vielleicht auch Sinn. Sie ist verantwortlich für die Verfügbarkeit und Konfiguration der Hardware und die Überführung des ERP-Systems in die bestehende Softwarelandschaft. Mit dem Projektende übernimmt die IT-Abteilung den Betrieb und im Normalfall auch die Weiterentwicklung des Systems. Es kristallisierte sich jedoch heraus, dass ein ERP-Projekt dort angesiedelt und betrieben werden sollte, wo das System auch eingesetzt wird. Der Fokus eines ERP-Systems liegt immer auf den Geschäftsprozessen. Je nach Unternehmen ist somit die Ansiedlung des Implementierungsprojektes im Bereich Operations oder in einer Querschnittsabteilung/Funktion, wie das Business Development oder Prozessmanagement nötig. Die Überführung der Verantwortlichkeit in die IT-Abteilung erfolgt erst mit dem Betrieb des ERP-Systems.

Der Implementierer

Augen auf bei der Implementiererwahl! Der Implementierer selbst ist einer der Erfolgs- aber auch Risikofaktoren einer ERP-System-Einführung. Aus unserer Erfahrung heraus werden Projekte immer dann zum Erfolg, wenn nicht nur die monetären Faktoren im Vordergrund stehen. Kann durch das Projekt eine Win-Win-Situation für den Implementierer und das Unternehmen herbeigeführt werden, erfolgt eine höhere Identifikation mit dem Projekt und ein daraus resultierender Goodwill bei Herausforderungen. Dies geschieht zum Beispiel dann, wenn für den Implementierer ein Reputationsgewinn in der Region, neue Branchenkenntnisse oder sonstige strategische Nutzen in Aussicht stehen.

Professionelles Projekt- und Changemanagement

Die Komplexität und die vielseitigen Herausforderungen einer ERP-System-Einführung werden in Unternehmen sehr oft unterschätzt. Internen Projektleitern fehlt oft die Erfahrung. Immer wieder beobachten wir, dass vor allem im Mittelstand (potenziellen) Nachwuchsführungskräften die Position des Projektleiters als Aufstiegschance im Unternehmen angeboten wird. Allerdings wird dann aber vergessen, das erforderliche Werkzeug im Bereich Projekt- und Changemanagement an die Hand zu geben. Ein zentrales und vor allem effizientes Projekt- und Changemanagement, die Steuerung sowie die Involvierung aller Beteiligten ist jedoch der Erfolgsfaktor einer ERP-System-Implementierung.
Darüber hinaus ist dies ein sehr anstrengender und nicht immer einfacher Prozess. Was bedeutet, dass man als Projektleiter einer ERP-System-Einführung nicht immer als „Everybody’s Darling“ gesehen wird. Eine starke Persönlichkeit ist als Projektleiter gefragt. Hin und wieder ist die Besetzung dieses Postens mit einem internen Projektleiter, karrierestufenunabhängig, nicht die idealste Lösung.

#FORTSCHRITT hat als unabhängige Beratung im Rahmen der Unternehmensentwicklung bei unzähligen Projekten Erfahrungen mit ERP-Einführungen gesammelt und verfügt daher über ein sehr breites und objektives Marktverständnis für Start-ups und KMUs.

Neben dem Angebot eines Projektleitercoachings Ihres internen Projektleiters begleiten wir als Partner nicht nur die anforderungsorientierte Auswahl des Systems, sondern auch die gesamte Einführung bis zum selbständigen, erfolgreichen Betrieb des ERP-Systems in Ihrem Haus.

Verschaffen Sie sich einen ersten objektiven Überblick über die ERP-Systemlandschaft und lernen Sie uns kennen. Im Rahmen unserer Reihe „ERP Systeme – aber bitte sexy“ findet sich auch ausreichend Zeit zum individuellen Dialog.

Die Termine:

20.03.2019 in Karlsruhe, EnoCom GmbH (Lauterbergstraße 1-5, 76137 Karlsruhe)
Zur Anmeldung:
https://www.eventbrite.com/e/erp-systeme-aber-bitte-sexy-bruchsal-tickets-56313082947

08.05.2019 in Frankfurt am Main, #FORTSCHRITT Büro (Kaiserstraße 50, 60329 Frankfurt a. M.)
Zur Anmeldung:
https://www.eventbrite.com/e/erp-systeme-aber-bitte-sexy-frankfurt-main-tickets-56313138112

18.06.2019 in Berlin, #FORTSCHRITT Büro (Gitschiner Str. 92, 10169 Berlin)
Zur Anmeldung:
https://www.eventbrite.com/e/erp-systeme-aber-bitte-sexy-berlin-tickets-56312783050