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Autor: Fabian Fritz (Consultant #FORTSCHRITT)
- 07.09.2022 -

Welcher Gründer kennt es nicht? Deadlines oder Meilensteine werden in regelmäßiger Häufigkeit verschoben, die angestrebte Qualität wird nicht erreicht, die Kosten überschreiten das vorgesehene Budget und zu Peakzeiten verliert man den Überblick. Nicht selten führen handwerkliche Fehlgriffe in der Projektdurchführung dazu, dass wichtige Initialprojekte scheitern und nicht den erhofften Durchbruch bringen.

Projektmanagement liefert eine solide Methodik, um Aufgaben und Problemstellungen strukturiert und zielorientiert abzuarbeiten. Eine Vielzahl dieser Techniken und Methoden sind für Start-ups allerdings zu überdimensioniert und stehen im Hinblick auf den zu betreibenden Aufwand in keinem praktikablen Verhältnis zum Ergebnis. In diesem Spannungsfeld zwischen Effizienz und Professionalität stellt sich daher eine zentrale Frage:

„Ist Projektmanagement in Start-ups überhaupt notwendig bzw. sinnvoll?“

In meinem letzten Blogbeitrag habe ich mich mit diversen Strategieoptionen beschäftigt, die Start-ups im Rahmen der Gründung zur Auswahl stehen. Ob klassische oder hybride Unternehmensstrategie – am Ende des Tages kommt es auf die individuelle Anpassung und vor allem konsequente Umsetzung dieser Strategie an. Dies geschieht auf der Basis von Vorwissen im Ansatz meist unterbewusst und intuitiv. Durch pragmatische und unkomplizierte Feinjustierung des methodischen Vorgehens kann es jedoch gelingen, der eigenen Geschäftsidee den nötigen Booster zu verpassen.

Die Schwierigkeit besteht also darin, eine Balance zwischen methodischer Fundiertheit und Professionalität auf der einen Seite und Zeiteffizienz und Aufwandsreduktion auf der anderen Seite zu finden. Auch wenn Projektmanagement in Reinform aufgrund seiner Komplexität für Start-ups folglich kein grundlegendes Allheilmittel darstellt, können ausgewählte und flexibel einsetzbare Bausteine und Werkzeuge auf die spezifischen Bedürfnisse junger Unternehmen angewendet werden.

Definition Projektmanagement

Für ein einheitliches Verständnis und eine saubere Trennung der einzelnen Projektphasen sollte zunächst einmal definiert werden, was sich hinter dem Begriff Projektmanagement überhaupt verbirgt:

„Projektmanagement wird als Managementaufgabe in die Phasen Projektdefinition, Projektdurchführung, Projektcontrolling und Projektabschluss gegliedert. Das Ziel besteht darin, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, die Risiken minimiert, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.“

Phasen des Projektmanagements

Abb. 1: Phasen im Projektmanagement, eigene Darstellung.

Wie wir sehen, ist der Begriff nicht auf bestimmte Projekt- oder Unternehmensgrößen begrenzt. Im Endeffekt ist das Projektmanagement der Einsatz spezifischer Kenntnisse, Fertigkeiten, Instrumente und Techniken, um Innovationen zu erschaffen, Dienstleistungen zu erbringen, Produkte auszuliefern und ein Unternehmen somit zum Erfolg zu führen. Die Einführung von Software für einen verbesserten Geschäftsprozess, der Bau eines neuen Gebäudes, die Ausweitung des Vertriebs auf neue Märkte - all dies sind Beispiele für Projekte. Es ist also auch möglich, als Einzelgründer in den einzelnen Projektphasen situativ auf Elemente des Projektmanagements zurückzugreifen.

  1. Die erste Phase ist die Projektdefinition. Hier wird das Ziel festgelegt, die Ist-Situation analysiert und eine erste grobe Planung vorgenommen. Als Ergebnistyp sollte ein klar formulierter Projektauftrag stehen, um allen Ansprüchen gerecht werden zu können.
  2. Die zweite Phase ist die Projektdurchführung. In diesem Abschnitt wird die Feinplanung vorgenommen, wo es beispielsweise um die Einteilung des Projektteams oder die Teamsteuerung geht. Das Hauptaugenmerk sollte in dieser Phase darauf liegen, die geschäftlichen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und „Moving Targets“ zu verhindern.
  3. Der dritte Abschnitt ist das Projektcontrolling, in welchem der Erfolg des Projekts laufend kontrolliert wird. Hier finden Mechanismen des Qualitätsmanagements Anwendung, damit Abweichungen, Rückschläge oder ein zeitlicher Verzug schnell wieder eingefangen werden können.
  4. Zuletzt erfolgt der Projektabschluss, also die Endabnahme des Projekts. Hier wird die Projektentlastung der beteiligten Personen angefertigt und ein entsprechender Projektbericht zusammengestellt. Im Rahmen einer Retrospektive können Lessons Learned dokumentiert und für zukünftige Projekte genutzt werden.

Vorteile des Projektmanagements

In den beschriebenen Phasen können unternehmensindividuell ausgewählte Methoden und Techniken des Projektmanagements eingesetzt werden. Doch welche Vorteile bringt die Implementierung von strukturierten Prozessschritten in der Gründungsphase?

Vorteile des Projektmanagements

Abb. 2: Vorteile des Projektmanagements, eigene Abbildung.

  1. Projektmanagement steigert die Produktivität und verringert sowohl die Kosten als auch den Arbeitsaufwand. Das oberste Ziel des Projektmanagements ist Effizienz.
  2. Projektmanagement verbessert die Zusammenarbeit. Wenn alles, was mit dem Projekt zu tun hat, strukturiert und transparent abläuft, können die Teammitglieder ihre Leistungsfähigkeit besser entfalten. Zudem erleichtert es die Führung des Projektteams.
  3. Projektmanagement verbessert die Kundenzufriedenheit. Durch eine klare Festlegung der Ergebnisse und Ziele können die Kundenanforderungen und -bedürfnisse optimal bedient werden.
  4. Projektmanagement hilft dabei, Fehler zu vermeiden klein zu halten. Durch aufeinander abgestimmte Methoden im Rahmen des Anforderungsmanagements sowie des Controllings können Fehlerquellen frühzeitig erkannt und beseitigt werden. Ein hohes Maß an Transparenz schafft Schichtbarkeit und ermöglicht stets die kritische Rückkopplung zum Projektziel.
  5. Projektmanagement hilft bei der Problemlösung. Dadurch, dass in Projekten in der Gründungsphase eine hohe Dynamik herrscht, gibt es eine Vielzahl potenzieller Herausforderungen. Wenn jedoch strukturierte Methoden angewendet werden (z.B. Szenarioanalysen), ist schnell ersichtlich, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen. Zudem können Kreativtechniken oder Ansätze einer Schwarmorganisation zur flexiblen Problemlösung eingesetzt werden.

Wie wir sehen, bringen sinnvoll und situativ ausgewählte Elemente des Projektmanagements auch für Start-ups eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich. Eine zentrale Prämisse im Anwendungskontext von Start-ups ist, dass Projektmanagement nicht als starres Korsett zu verstehen ist, sondern vielmehr Struktur und Routine in die meist noch nicht eingespielten Arbeitsabläufe bringen soll. Dabei ist es sehr wichtig, dass der Projektleiter/Gründer seinen Mitarbeitern volles Vertrauen bei der Erledigung ihrer Aufgaben entgegenbringt. Nur in einem Umfeld, in dem die Mitarbeiter eine hohe psychologische Sicherheit verspüren, können sie sich in ihren Projektaufgaben frei entfalten und eigene Ideen einbringen. Gerade in jungen Teams kann eine freiheitlich gelebte Fehlerkultur zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil avancieren.

#FORTSCHRITT-Fazit

Abschließend bleibt noch eine Frage zu klären: Ist Projektmanagement in Start-ups überhaupt notwendig bzw. sinnvoll? Im Kern kann diese Frage ganz klar mit einem „Ja“ beantwortet werden – allerdings mit einer deutlichen Einschränkung:

Zielführender Pragmatismus vor selbst auferlegtem methodischem Dogmatismus

Start-ups bieten beste Voraussetzungen für ein gut funktionierendes Projektmanagement. Sie haben eine überschaubare Größe, sind agil und flexibel aufgestellt und verfügen in der Regel über ein modernes Mindset. Daher kann ein cleverer und auf den jeweiligen Anwendungsfall ausgewählter und abgestimmter Einsatz von Projektmanagement-Elementen die Erfolgsaussichten deutlich steigern. Ein aufgeblähtes und übertrieben stark auf Prozessschritte und Methoden ausgelegtes Projektmanagement hingegen nimmt dem Start-up seine Flexibilität und hemmt den Innovationsgeist. Diese mit Maß und Verstand fein austarierte Balance erfordert natürlich ein gewisses Know-how, welches entweder im Team selbst vorhanden ist oder durch einen externen Projektleiter eingebracht werden kann. Die Vorteile für einen individuellen Projektmanagement-Mix in der Gründungsphase liegen auf der Hand. Sollten Sie auf der Suche nach Experten für die Realisierung Ihrer Projekte sein, sei es als Projektleiter oder für kurzfristige Projektunterstützung (https://pm-on-demand.de/), melden Sie sich gerne bei uns. Weitere Impulse liefert auch unsere Studie: Wie sieht das Projektmanagement der Zukunft aus?

  • Literaturverzeichnis
  • Kontakt zu unserem Experten

Autor

Fabian Fritz

Consultant #FORTSCHRITT

Fabian Fritz ist Consultant bei der Think-Tank Beratungsgesellschaft #FORTSCHRITT. Neben seinem Bachelorstudium an der University Applied Sciences Europe absolvierte er ein MBA Programm an der FH Wien. Der ehemalige Radprofi und Gründer eines Tech-Start-ups ist Experte für Unternehmensgründung und Projektmanagement.

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