Autorin: Franziska Schmid (Senior Consultant #FORTSCHRITT)
- 19.02.2025 -

Transformation ist mehr als Veränderung – sie ist ein fundamentaler Wandel, der Unternehmen befähigt, sich nachhaltig an neue Marktanforderungen anzupassen. Hierzu gehören technologische Fortschritte, z.B. im Bereich der künstlichen Intelligenz, zunehmende Marktkonsolidierung, regulatorische Anforderungen, ein verändertes Kundenverhalten und die zunehmende Bedeutung von sozialer und ökologischer Verantwortung. Diese erfordern tiefgreifende Transformationsprozesse, z.B. zur Einführung KI-gestützter Organisationen, ERP- und Softwareimplementierungen wie beispielsweise eine SAP-Implementierung, Post Merger Integrations und zur Anpassung von Geschäftsmodellen.

Doch warum scheitern viele solcher Transformationsprojekte? Die Antwort liegt oft in einer unzureichenden Integration von Projektmanagement, Change Management und Organisationsentwicklung. Zahlreiche Studien belegen, dass einer der Hauptgründe des Scheiterns eine mangelnde Einbeziehung der Mitarbeitenden ist und z.B. Projekte mit proaktivem Change Management 83% der Projektziele erreichen, während Projekte ohne Change Management nur 38% ihrer Ziele erreichen (PWC (2012). Return on Change.).

Hier setzt unser Transformation Management Office (TMO), nach dem wir bei #FORTSCHRITT arbeiten, an: Es verbindet diese Disziplinen zu einer Einheit, die Transformation strategisch, methodisch und neben den Zielen mit einem klaren Fokus auf die Menschen im Unternehmen steuert.

Abb. 1: Transformation Management Office Aufbaudefinition bei #FORTSCHRITT (eigene Darstellung)

Veränderung vs. Transformation – Wo liegt der Unterschied?

Bevor wir in die Struktur und Funktionsweise des Transformation Management Office eintauchen, ist es wichtig, zwischen Veränderung und Transformation zu unterscheiden. Der Unterschied zwischen Veränderung und Transformation liegt insbesondere im Umfang, der Tiefe und der Nachhaltigkeit des Prozesses:

Abb. 2: Übersicht Vergleich Veränderung und Transformation (eigene Darstellung) 

>> Veränderung ist also eine Anpassung innerhalb des bestehenden Rahmens während Transformation den Rahmen selbst verändert.

Navigieren im Wandel: Veränderungen und Transformationen mit dem Cynefin Framework meistern

Transformationen sind stets von Unsicherheit und Komplexität geprägt. Das Cynefin-Framework von Dave Snowden hilft Unternehmen, die Komplexität von Veränderungsprozessen zu verstehen und mit passenden Strategien zu reagieren. Es unterteilt Probleme in fünf Kategorien, die jeweils unterschiedliche Herangehensweisen erfordern:

 Abb. 3: Cynefin Framework (A Leader’s Framework for Decision Making)

1. Einfach (Simple): Hier sind Ursache und Wirkung offensichtlich. Die Herangehensweise ist Erkennen – Kategorisieren – Reagieren. Bewährte Praktiken (Best Practices) können angewendet werden.
2. Kompliziert (Complicated): Ursache und Wirkung sind bekannt, aber Expertenwissen ist erforderlich. Die Herangehensweise ist Erkennen – Analysieren – Reagieren. Gute Praktiken (Good Practices) werden genutzt.
3. Komplex (Complex): Ursache und Wirkung sind nur im Nachhinein erkennbar. Die Herangehensweise ist Ausprobieren – Erkennen – Reagieren. Neue Lösungen entstehen durch ein iteratives, experimentelles Vorgehen.
4. Chaotisch (Chaos): Keine klaren Ursache-Wirkung-Beziehungen. Die Herangehensweise ist Handeln – Erkennen – Reagieren. Es geht darum, schnell zu handeln und Ordnung zu schaffen.
5. Unordnung (Disorder): Hier ist unklar, in welche der anderen Kategorien das Problem fällt. Ziel ist es, das Problem zu klären und in eine der anderen Kategorien einzuordnen

Basierend auf dieser Einordnung lässt sich entscheiden, welche Vorgehensweisen eingesetzt werden können. In komplexen und komplizierten Umfeldern eignet sich Scrum, während in einem einfachen Umfeld Wasserfall oder Kanban eingesetzt werden können. In sehr komplexen oder chaotischen Situationen kann Trial and Error oder Prototyping am besten geeignet sein. Je nach Situation, können auch hybride Modelle zum Einsatz kommen.

Wie hängt das Cynefin Framework mit dem Transformation Management Office zusammen?

Das Transformation Management Office (TMO) verbindet Projektmanagement, Change Management und Organisationsentwicklung zu einer Einheit, die Transformationen strategisch und methodisch steuert. Innerhalb des TMO hilft uns das Cynefin-Framework, die Komplexität von Transformationsprojekten besser zu verstehen und passende Strategien zu entwickeln. Indem das TMO die Kategorien des Cynefin-Frameworks nutzt, kann es die richtige Herangehensweise für verschiedene Herausforderungen identifizieren und so die Erfolgschancen von Transformationsprojekten erhöhen.

Nun kennen wir den Unterschied zwischen Veränderung und Transformation, sowie die möglichen Ansätze, diesen in verschiedenen Situationen zu begegnen. Wir bei #FORTSCHRITT bringen daher die essenziellen Kompetenzen im richtigen Ansatz im Transformation Management Office zusammen, um Transformationen strategisch, methodisch und mit einem klaren Fokus auf den Menschen zu steuern.

Was ist das Transformation Management Office?

Um Transformationen gezielt zu steuern, braucht es strategische Planung, strukturierte Prozesse, aktive Beteiligung der Mitarbeiter und Betroffenen und eine kontinuierliche Weiterentwicklung, sowie nachhaltige Verankerung  – also ein Zusammenspiel aus Projektmanagement, Change Management und Organisationsentwicklung. Jede dieser Disziplinen spielt eine entscheidende Rolle und trägt auf unterschiedliche Weise zum Erfolg der Transformation bei.

1. Projektmanagement – Projektstruktur und Umsetzung
Das Projektmanagement stellt sicher, dass die Transformation geplant, koordiniert und umgesetzt wird. Dabei kommen bewährte Methoden wie agiles Projektmanagement, klassisches Projektmanagement oder hybride Ansätze zum Einsatz. Bei der Methodenauswahl kann das zuvor beschriebene Cynefin-Framework unterstützen.

• Zieldefinition & Planung: Klare Roadmaps, Meilensteine und Ressourcenmanagement
• Steuerung & Controlling: Fortschrittsüberwachung, Risikomanagement und Qualitätssicherung
• Iteratives Vorgehen: Schnelle Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen

2. Change Management – Mensch & Akzeptanz
Transformationen scheitern oft nicht an der Technik, sondern am Widerstand der Menschen. Change Management sorgt dafür, dass Mitarbeitende den Wandel mittragen. Wichtige Erfolgsfaktoren sind:

• Kommunikation & Transparenz: Klare Botschaften über Notwendigkeit und Ziele der Veränderung, Auswirkungen für die Betroffenen und den Weg zum Ziel.
• Einbindung der Mitarbeitenden: Beteiligung von Klein- und Großgruppen durch geeignete Workshops, Arbeitsgruppen oder ähnlichem.
• Change Agents: Einbindung von Schlüsselpersonen, die Veränderungen in der Organisation aktiv vorantreiben unterstützen und begleiten. Sie wirken als Vermittler, Treiber und Multiplikatoren im Prozess.
• Puls-Checks: regelmäßige Überprüfung der Veränderungsbereitschaft durch Befragungen und Sounding Boards.
• Schulung und Befähigung: Trainings und Coaching zur Unterstützung neuer Arbeitsweisen.

3. Organisationsentwicklung – Strukturen schaffen und nachhaltig verankern
Während Projektmanagement und Change Management auf konkrete Initiativen ausgerichtet sind, betrachtet Organisationsentwicklung die langfristige Anpassung von Strukturen, Prozessen und Unternehmenskultur, die aufgrund des Projekts langfristig in die Organisation wirken und mehrwertstiftend organisiert werden müssen.

• Schaffung von Strukturen: Entwicklung von Rahmenbedingungen, die eine effektive Zusammenarbeit ermöglichen
• Kulturwandel begleiten: Werte und Führungskonzepte weiterentwickeln
• Agilität fördern: Selbstorganisierte Teams und adaptive Strukturen schaffen
• Lernende Organisationen etablieren: Kontinuierliche Weiterentwicklung und Innovationsfähigkeit stärken
• Nachhaltige Verankerung: Veränderungsmaßnahmen über die Dauer des Projekts hinaus fest in den Alltag integrieren

Anwendungsbeispiel des TMO: Einführung eines ERP-Systems:

Ein Unternehmen plant die Einführung eines neuen ERP-Systems, das nicht nur bestehende Geschäftsprozesse digitalisiert, sondern neu aufsetzt.

Ohne TMO:

• Die Transformation wird rein als IT-Projekt betrachtet, ohne organisatorische und kulturelle Anpassungen.
• Fehlende Einbindung der Mitarbeitenden führt zu Widerständen, Akzeptanzproblemen und ineffizienter Nutzung oder Nicht-Nutzung des neuen Systems.
• Prozesse werden technisch implementiert, aber nicht nachhaltig in die Organisation integriert.
• Führungskräfte und Schlüsselpersonen werden nicht gezielt eingebunden, wodurch Orientierung und Unterstützung fehlen.
• Nach Projektabschluss besteht die Gefahr, dass alte Arbeitsweisen zurückkehren, da keine nachhaltige Verankerung erfolgt ist.

Mit TMO:

• Ganzheitliche Steuerung der Transformation mit einer klaren Strategie und abgestimmten Maßnahmen.
• Integrierte Betrachtung von Projektsteuerung, Veränderungsmanagement und Organisationsentwicklung sichert nachhaltige Umsetzung.
• Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden und Führungskräfte sorgt für Akzeptanz und aktive Mitgestaltung.
• Strukturierte Kommunikation schafft Transparenz und reduziert Widerstände.
• Neue Prozesse und Strukturen werden nicht nur technisch umgesetzt, sondern auch in der Unternehmenskultur verankert.

Ergebnis:
Ohne ein TMO bleibt die Transformation fragmentiert, risikobehaftet und ohne nachhaltige Verankerung. Die Einführung von S/4HANA wird als rein technisches Projekt betrachtet, wodurch organisatorische und kulturelle Anpassungen vernachlässigt werden. Dies führt zu Widerständen, ineffizienter Nutzung und der Gefahr, dass alte Arbeitsweisen zurückkehren.

Mit einem TMO wird die Transformation strategisch, strukturiert und menschzentriert gesteuert. Das ERP-System wird nicht nur technisch eingeführt, sondern erfolgreich in die Unternehmenskultur integriert. Durch eine ganzheitliche Steuerung, klare Kommunikation und die Einbindung aller relevanten Stakeholder wird die neue Lösung effizient genutzt und langfristig erfolgreich in der Organisation etabliert.

#FORTSCHRITT-Fazit: Vom losen Puzzle zum Gesamtbild: Wie das TMO Transformation steuert

Transformationsprojekte sind komplex, risikobehaftet und interdisziplinär. Hierfür liefert Projektmanagement die Struktur, Change Management sichert die Akzeptanz und Beteiligung und Organisationsentwicklung gewährleistet die nachhaltige Verankerung der Veränderungen. Unser Transformation Management Office (TMO) stellt alle drei Kompetenzbereiche aus einer Hand zur Verfügung, womit die reibungslose, erfolgreiche Umsetzung Ihrer Projekte erfolgt.

Oft beobachten wir jedoch, dass diese Disziplinen losgelöst voneinander eingesetzt werden, wodurch Synergien verloren gehen und Transformationen ins Stocken geraten oder gar ganz scheitern.

Mit Change Management als verbindende Klammer, führen wir die losen Enden zum Transformation Management Office (TMO) zusammen. Dadurch wird Transformation aus einer Hand geliefert – integriert, ganzheitlich und nachhaltig erfolgreich. 

Wenn Sie diesen Beitrag zitieren möchten, nutzen Sie gerne folgende Quellenangabe:

Schmid, F.,(2025, 19. Feburar). Das Transformation Management Office (TMO) – Die Steuerzentrale erfolgreicher Transformation. FORTSCHRITT GmbH. Transformation Management Office - Steuerzentrale erfolgreicher Transformation – Fortschritt