Autor: Daniel P. Brugger (Partner #FORTSCHRITT)
- 08.07.2024 -

Zwischen Hysterie und Hype - wo liegen die Chancen für eine Organisation beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und wie verändert sie unsere Arbeitswelt? Welche Aspekte sind zu beachten, wo fängt man an und wie führt man KI richtig in ein Unternehmen ein? Ein Beitrag zur Zukunft des Verhältnisses von KI und Unternehmenserfolg.

Innerhalb von nur fünf Tagen registrierten sich über eine Million Nutzer bei ChatGPT. Spotfiy brauchte fünf Monate, TikTok neun Monate, Facebook zehn Monate, X (ehemals Twitter) zwei Jahre, Instagram zweieinhalb Jahre und Netflix dreieinhalb Jahre, um die Wachstumsgeschwindigkeit zu verdeutlichen. Am 30. November 2022 hat das amerikanische Unternehmen OpenAi seine künstliche Intelligenz der Öffentlichkeit kostenlos zur Verfügung gestellt. Seitdem schreitet die Entwicklung zumindest in der öffentlichen Wahrnehmung und für jeden - ob Experte oder Laie - sichtbar mit gefühlter Lichtgeschwindigkeit voran.

Doch was bringt diese Technologie für Organisationen mit sich?
Die Medienlandschaft ist in dieser Frage gespalten. Im Mai 2023 titelte die Neue Züricher Zeitung (NZZ): „Die Frage ist nicht, ob es Massenarbeitslosigkeit gibt, sondern wann“, im selben Monat erschien im Handelsblatt unter dem Titel „Aufbruch in eine neue Zeit“ eine 80-seitige Sonderauflage mit einem Loblied auf die KI. Was also bringt uns die Künstliche Intelligenz?

In der DIHK-Umfrage 2023 gaben fast alle Branchen an, dass Unternehmen bereits KI-Systeme im Einsatz haben und den Einsatz von KI ausweiten wollen. In der Umfrage des Branchenverbandes Bitcom ein Jahr später gaben nur 2 Prozent der Unternehmen an, dass sie Vorreiter oder führend bei KI sind. Der überwiegende Teil sieht sich eher als Nachzügler (43%) oder sogar als abgehängt (Anschluss verpasst, 38%).

Abbildung 1: KI in deutschen Unternehmen (Branchenbverband Bitcom 2024)

 
Hinzu kommt, dass je nach Quelle zwischen sechs und acht Millionen Menschen in den nächsten drei bis fünf Jahren in Rente gehen werden. Bei derzeit 45,9 Millionen Erwerbstätigen in Deutschland sind das 13 bis 17 Prozent. Stellen Sie sich nun vor, Sie müssten in Ihrem Unternehmen, in Ihrer Abteilung, in Ihrem Team auf 13-17% Ihrer Arbeitskraft und die damit verbundene Arbeitsleistung verzichten.

Es gibt sicherlich mehrere Ansatzpunkte, diesen Verlust an Arbeitsleistung zu kompensieren. Einen sollten Sie angesichts der wirtschaftlichen Möglichkeiten auf keinen Fall außer Acht lassen: Den Einsatz von KI-Systemen.

Warum ist das so?

Jede industrielle Revolution, ob Dampfmaschine, Massenproduktion, Computer oder Internet, hat gezeigt, dass mehr Arbeitsplätze und mehr Wohlstand geschaffen wurden als zuvor. Sicherlich hat sich die Arbeit und die Art und Weise, wie wir miteinander arbeiten, verändert. Es war mit Aufwand und Investitionen verbunden, aber immer auch mit einer Verbesserung der Lebensqualität durch mehr Wohlstand. Auch der Einsatz von KI entlang der Wertschöpfungskette kann dazu beitragen, diesen Weg fortzusetzen. Betrachtet man die oben beschriebene demografische Situation, so ist der Einsatz von KI möglicherweise nicht mehr optional, sondern eine notwendige Voraussetzung für die Wettbewerbsfähigkeit oder gar das Überleben von Unternehmen.

Es ist also ein Umbruch und kein Einbruch in der Arbeitswelt von dem wir sprechen sollten, wenn wir über KI und ihren Einsatz in Unternehmen sprechen!

Die exponentielle technologische Entwicklung zwingt Unternehmen, ihre Geschäftsmodelle und Arbeitsorganisation zu überdenken, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Einerseits wird KI, wie beschrieben, aufgrund des Arbeitskräftemangels für viele Unternehmen vom „nice to have“ zum „must have“, um Prozesse, Abläufe, Aufgaben, Qualitätssicherung und viele weitere Bereiche intelligent zu automatisieren. Andererseits kann genau das zu Wettbewerbsnachteilen für Unternehmen führen, die diesen Weg nicht gehen. Wenn der Service nicht schnell genug angeboten werden kann, weil er manuell und nicht durch KI umgesetzt wird, oder wenn sich Geschäftsmodelle analog und langsam statt proaktiv und in Echtzeit verändern.

Unternehmen haben sich schon immer verändert, und das Ausmaß, in dem sie dies taten, war im Laufe der Zeit meist mehr oder weniger linear. Auch die Entwicklung der Technologie, die sie einsetzten, war eher inkrementell als revolutionär. Die Geschwindigkeit der Entwicklung von KI kann derzeit als exponentiell beschrieben werden. Was die Lücke zwischen gewohntem Wandel und Anpassungsdruck der Unternehmen an die technologischen Möglichkeiten immer größer werden lässt. Diese Lücke zwischen dem Möglichen sowie Notwendigen und der Realität des technischen Einsatzes als Unternehmen zu schließen, ist die Herausforderung für zukunftsorientierte Unternehmen.

Abbildung 2: Realitätslücke beim Einsatz von KI (eigene Darstellung)

Was bedeutet das nun für die Arbeitswelt?

1. Smarte Automatisierung wird enorm zunehmen

Eines der prominentesten Anwendungsgebiete von KI in der Wirtschaft ist die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten. Durch den Einsatz von Machine-Learning-Algorithmen können Unternehmen Prozesse, die bisher manuell durchgeführt wurden, effizienter gestalten. Ein Beispiel ist die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen. KI-gestützte Systeme sind in der Lage, Rechnungen automatisch zu erfassen, zu kategorisieren und zu verarbeiten, wodurch Fehler minimiert und Kosten gesenkt werden können. Darüber hinaus können Chatbots und virtuelle Assistenten im Kundenservice eingesetzt werden, um häufige Anfragen rund um die Uhr zu bearbeiten und menschliche Mitarbeiter zu entlasten.

Dies betrifft nicht nur einfache repetitive, sondern auch analytische, redaktionelle, kreative und allgemein als wissensbasiert bezeichnete Aufgaben. Dies wiederum bedeutet neue Chancen für die bereits genannten Bereiche Buchhaltung, Personal, Recht, Marketing und Kommunikation sowie Vertrieb.

2. Veränderung Aufgaben und Priorisierung

Ein weiterer wichtiger Vorteil der KI ist ihre Fähigkeit, große Mengen an Kundendaten zu analysieren und daraus wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Unternehmen wie Amazon und Netflix nutzen KI, um personalisierte Empfehlungen zu geben, die auf den Vorlieben und dem Verhalten der Kunden basieren. Diese personalisierten Angebote führen zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -bindung. Topmanager können durch den Einsatz von KI in der Kundenanalyse ein tieferes Verständnis für die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Kunden entwickeln und ihre Produkte und Dienstleistungen entsprechend anpassen.

Dadurch werden nicht nur die Kundenbeziehungen gestärkt. Durch die Automatisierung werden auch Kapazitäten frei, die dem Menschen in den Unternehmen wieder mehr Bedeutung geben. Weil man sich nicht mehr mit langwierigen Analysen, Satzbausteinen in Verträgen oder Telefonaten mit immer gleichen Fragen beschäftigen muss. Sondern man kann sich z.B. als Personalverantwortlicher um die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Form von Coaching, Schulungen, Personalentwicklungsmaßnahmen etc. kümmern. Das bedeutet, dass die Kernaufgaben an Bedeutung gewinnen und der Mensch zum entscheidenden Faktor für den sinnvollen Einsatz von KI im Sinne der Wertschöpfung einer Organisation wird.

3. Umbruch der (Aus-) Bildungslandschaft unausweichlich

Die Transformation einer Organisation, einer Abteilung, eines Teams ist heute selten eine technische Herausforderung, sondern vor allem eine Frage: Wie kann ich alle Kolleginnen und Kollegen auf diesem Weg angemessen mitnehmen? Damit neue Prozesse, neue Technologien und neue Arbeitsformen verstanden, akzeptiert und aktiv genutzt werden.
Einer der wichtigsten Faktoren ist die Aus- und Weiterbildung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen auf die heutigen und vor allem auf die zukünftigen Arbeitsformen vorbereitet werden. Das beginnt bei den technischen Grundlagen für die Bedienung einer Software oder einer KI und endet bei den Führungsinstrumenten für dezentral und hybrid arbeitende Teams. Letztere unterscheiden sich von der klassischen, analogen Führung. Hinzu kommt, dass die hybride Zusammenarbeit um eine weitere Dimension erweitert wurde: Die Mensch-Maschine-Interaktion (Lese dazu gerne mehr bei unserer #FORTSCHRITT Akademie die speziell die Themen der hybriden Führung aufgreift)!

Was sind die zentralen Fragen bei der KI Einführung?

Um KI zielgerichtet und wertschöpfend in einer Organisation einzuführen, sollte im ersten Schritt identifiziert werden, welche Anknüpfungspunkte KI für das Unternehmen bietet. Anschließend sollte die richtige Technologie und Art der Anwendung von KI ausgewählt und priorisiert werden. Erst danach ist es sinnvoll, mit der Einführung von KI, also der Umsetzung eines solchen Projektes, zu beginnen.

Abbildung 3: Drei Phasen der KI-Einführung (Eigene Darstellung)

Identifikation

Dieser ersten Phase liegt die Frage zugrunde: Welche Anknüpfungspunkte bietet die KI für das Unternehmen? Beispiele sind:

• Automatisierung von Routineaufgaben: KI kann repetitive Tätigkeiten wie Dateneingabe, Dokumentenverarbeitung oder Kundenservice übernehmen und so die Mitarbeitenden entlasten.
• Optimierung von Prozessen: Durch die Analyse großer Datenmengen kann KI ineffiziente Abläufe identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzeigen, z.B. in der Produktion oder Logistik.
• Personalisierung von Angeboten: KI-gestützte Empfehlungssysteme können das Verhalten und die Präferenzen von Kundinnen und Kunden analysieren und ihnen maßgeschneiderte Produkte und Dienstleistungen anbieten, z.B. in Call Centern, Chatbots, Beratungsdiensten.
• Entwicklung neuer Produkte und Geschäftsmodelle: Mit KI können innovative Lösungen entwickelt werden, die auf den Bedürfnissen der Zielgruppe basieren und sich von der Konkurrenz abheben.

 
Priorisierung

Es gibt verschiedene KI-Technologien. Der Einfachheit halber beschränken wir uns hier auf zwei grundlegende Arten von KI, die für Unternehmen relevant sind:

• Interaktive KI: Diese Systeme interagieren direkt mit Menschen, z.B. Chatbots, virtuelle Assistenten oder Empfehlungssysteme. Ein Beispiel ist der Chatbot von H&M, der Kundinnen und Kunden mit Hilfe von KI-gestützter Bilderkennungstechnologie bei der Auswahl von Kleidung berät.
• Operative KI: Diese Systeme arbeiten im Hintergrund und optimieren Prozesse, ohne dass der Nutzer direkt mit ihnen interagiert. Ein Beispiel ist die predictive Maintenance, bei der KI-Algorithmen den Zustand von Maschinen überwachen und Wartungsintervalle vorhersagen, um ungeplante Ausfälle zu vermeiden.

Entscheiden Sie je nach identifiziertem Anwendungsfall, welche Art der KI-Nutzung Sie umsetzen wollen.

Umsetzung

Der Mensch ist der entscheidende Faktor für die erfolgreiche Einführung und Nutzung von KI - die Technologie ist die Basis. Folgen Sie diesem Grundsatz bei KI-Projekten und beachten Sie die folgenden Schritte, um technisch und organisatorisch erfolgreich zu sein:

• Klare Zielsetzung kommunizieren: Konkrete, messbare und transparente Ziele sind ein Erfolgsfaktor (z.B. Produktivität steigern, Kundenzufriedenheit erhöhen, neue Märkte erschließen). Informieren Sie die Mitarbeitenden transparent über die Zielsetzung.
• Solide Datenbasis schaffen: KI ist nur so gut wie die Daten, mit denen sie trainiert und arbeitet. Wichtig sind: Vollständigkeit, Korrektheit, Relevanz, Zugänglichkeit. Prüfen und stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Daten die genannten Kriterien erfüllen, dass Sie strukturierte Daten haben, die in einem Format vorliegen, das von der KI sinnvoll genutzt werden kann.
• Passende Technologie auswählen: Es gibt eine Vielzahl von KI-Technologien und -Anbietern auf dem Markt. Für die Textgenerierung eignen sich Large Language Models (z.B. GPT), für die Bildverarbeitung Deep Learning Frameworks (z.B. TensorFlow oder PyTorch) , für die Automatisierung von Geschäftsprozessen bieten sich Low Code Plattformen an (z.B. Microsoft Power Automate )
• Gemeinsame Entwicklung: Nutzen Sie das Know-how aller Mitarbeitenden, um Anwendungsfälle zu identifizieren und die KI-Systeme kontinuierlich zu verbessern.
• Mitarbeitenden einbinden: Die Einführung von KI verändert die Art und Weise, wie Mitarbeitende arbeiten und interagieren. Informieren Sie sie frühzeitig über die Pläne und binden Sie interessierte Mitarbeitende in das Projekt ein. Dies schafft positive Multiplikatoren, eine höhere Akzeptanz und einen klaren Mehrwert bei der Gestaltung von KI als nutzenstiftendes Werkzeug für alle Angestellten.
• Mitarbeitenden schulen:
• Schulungen, Workshops, Trainings und Weiterbildungen sind unerlässlich, um Berührungsängste abzubauen, die Akzeptanz von KI zu erhöhen und die Nutzung für alle gleichermaßen zu ermöglichen.
• Realismus ist wichtig: Sie und Ihre Mitarbeitenden haben originäre Aufgaben, die Einführung von KI gehört nicht dazu, holen Sie sich Unterstützung und überfordern Sie sich und Ihre Organisation nicht - weder mit dem Umfang der KI-Anwendungen, die Sie auf einmal einführen wollen, noch mit der Arbeitsbelastung, die Sie Ihren Teams im Tagesgeschäft zumuten.

Fazit

Künstliche Intelligenz bietet Unternehmen enorme Chancen, ihre Effizienz zu steigern, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und wettbewerbsfähig zu bleiben - KI wird von einem „nice to have“ zu einem „must have“, um in Bereichen wie Prozessautomatisierung, Qualitätssicherung und vielen anderen wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen, die diese Technologien nicht einsetzen oder sich nicht damit beschäftigen, laufen Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten.

Ein Beispiel für die Anwendung von KI ist die Automatisierung repetitiver Aufgaben wie Buchhaltungsprozesse, die durch KI effizienter gestaltet werden können. Darüber hinaus ermöglicht KI die Analyse großer Datenmengen, wodurch Unternehmen personalisierte Angebote erstellen und die Kundenzufriedenheit erhöhen können. Dadurch kann sich das Personal auf wichtigere menschliche Aufgaben wie die Personalentwicklung und das Coaching konzentrieren.

Um die Vorteile von KI voll auszuschöpfen, müssen Unternehmen die richtigen Anwendungsbereiche identifizieren, die geeignete Technologie auswählen und die Einführung von KI sorgfältig planen. Die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist dabei unerlässlich, um Ängste abzubauen und Akzeptanz für die neuen Technologien zu schaffen. Letztlich ist der Mensch der entscheidende Faktor für den erfolgreichen Einsatz von KI, während die Technologie die Basis bildet.

Für Führungskräfte ist es entscheidend, die Potenziale dieser Technologie zu erkennen und strategisch zu nutzen. Indem sie eine klare Vision entwickeln und die notwendigen Schritte zur Implementierung von KI einleiten, können Unternehmen die Vorteile dieser bahnbrechenden Technologie voll ausschöpfen und sich für die Herausforderungen der Zukunft wappnen.

Zusammenfassend steht die Arbeitswelt vor einem Umbruch, in dem KI eine Schlüsselrolle spielen wird. Unternehmen, die sich dieser Herausforderung stellen und sich anpassen, können nicht nur ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern, sondern auch zur Verbesserung der Arbeitsqualität und des Wohlstands beitragen.

Sprechen Sie mich und mein Team an, wenn Sie Fragen zum Einsatz und zur Einführung von KI haben, wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihre Prozesse und Zusammenarbeitsstrukturen verändern können oder wenn Sie Beispiele aus unserem Kundenumfeld kennenlernen möchten!

Wenn Sie diesen Beitrag zitieren möchten, nutzen Sie gerne folgende Quellenangabe:

Brugger, D. P. (2024, 08. Juli). Die transformative Kraft der KI – Wie man KI erfolgreich einführt. FORTSCHRITT GmbH. https://fortschritt.co/publikationen/strategie/die-transformative-kraft-der-ki-wie-sie-ki-einfuehren