Autor: Maurice Haberkorn (Business Analyst #FORTSCHRITT)
- 28.08.2023 -

9-to-5 Jobs ade: Klassische Arbeitszeitmodelle gehören im Jahr 2023 mehr und mehr der Vergangenheit an. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf steht für viele Beschäftigte an oberster Stelle.

Deshalb achten viele bei der Jobsuche darauf, nicht mehr acht Stunden am Tag, fünf Tage die Woche ins Büro gehen zu müssen, geschweige denn jeden Arbeitstag zur gleichen Zeit zu beginnen.

Um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, geht der Trend in den Unternehmen immer mehr in Richtung flexibler Arbeitszeitmodelle. Die traditionelle Vorstellung von starren Arbeitszeiten weicht zunehmend moderneren Ansätzen, die sowohl die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter als auch die Anforderungen des Unternehmens berücksichtigen. Diese Veränderungen spiegeln nicht nur die gesellschaftlichen und technologischen Entwicklungen unserer Zeit wider, sondern werden auch maßgeblich von Konzepten wie "New Work" beeinflusst.

Die #FORTSCHRITT-Studie „Zukunft der Arbeit - New Work als Heilsbringer?“ hat diesen Wandel eingehend analysiert und festgestellt, dass „Freiheit“ und „Selbstverantwortung“ als Schlüsselprinzipien der neuen Arbeit anzusehen sind. Diese Prinzipien spiegeln sich zunehmend auch in den neuen Arbeitszeitmodellen moderner Unternehmen wider. Doch was steckt hinter diesem Trend? Lohnt es sich wirklich, sein etabliertes und klassisches Arbeitszeitmodell zu verändern? Welchen Herausforderungen muss ich mich als Arbeitgeber stellen? Diesen Fragen wollen wir uns in diesem #FORTSCHRITT-Blogbeitrag näher widmen.

Arbeitszeitmodelle lassen sich in zwei Ausrichtungen unterteilen. Klassisch und flexibel. Die Unterscheidung zwischen klassischen und flexiblen Arbeitszeitmodellen basiert auf dem Grad der Flexibilität, den die Beschäftigten bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit haben.

Doch wie sieht es mit der aktuellen Umsetzung solcher modernen und flexiblen Modelle aus? Der Status quo flexibler Arbeitszeitmodelle in Deutschland zeigt eine zunehmende Akzeptanz und Umsetzung dieser Modelle in verschiedenen Branchen (tagesschau, 2023). Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung gewinnt zunehmend an Bedeutung, da die Unternehmen bestrebt sind, die Work-Life-Balance zu verbessern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Dies ist auch notwendig, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden.

Nach verschiedenen Umfragen und Studien, wie z.B. dem "Arbeitszeitmonitor" des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), bieten ca. 40 % bis 50 % der Unternehmen in Deutschland flexible Arbeitszeitmodelle an. Diese reichen von Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit über Telearbeit bis hin zu Teilzeitmöglichkeiten. Dieser Trend spiegelt die verstärkten Bemühungen wider, den vielfältigen Anforderungen der heutigen Arbeitswelt gerecht zu werden, in der die Balance zwischen beruflichen und privaten Verpflichtungen immer wichtiger wird.

Insbesondere Großunternehmen und international agierende Konzerne wie Google und Microsoft sind häufig Vorreiter bei der Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle. In einigen Branchen wie der IT-Branche und dem Dienstleistungssektor sind flexible Arbeitszeiten bereits weit verbreitet. Zu beachten ist jedoch, dass die Verbreitung flexibler Arbeitszeitmodelle in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) aufgrund betrieblicher Zwänge oder fehlender Ressourcen für die Umsetzung langsamer verlaufen kann.

Die COVID-19-Pandemie hatte auch einen starken Einfluss auf die Akzeptanz und Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle in Deutschland. Die verstärkte Nutzung von Heim- und Telearbeit während der Pandemie hat gezeigt, dass flexibles Arbeiten nicht nur eine Option ist, sondern auch die Produktivität steigern kann. Dies hat viele Unternehmen dazu veranlasst, traditionelle Arbeitsmodelle zu überdenken und verstärkt auf flexible Optionen zu setzen.

Der Trend zu flexiblen Arbeitszeitmodellen wird in den kommenden Jahren voraussichtlich weiter zunehmen, da die Unternehmen die Vorteile für die Beschäftigten und die Geschäftstätigkeit erkennen. Dennoch bleiben Herausforderungen wie die Integration flexibler Arbeitszeiten in bestehende Arbeitsstrukturen, die Sicherstellung von Kommunikation und Zusammenarbeit im Team sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzbestimmungen bestehen.

Herausforderungen:

Eine effiziente und reibungslose Umstellung auf ein flexibles Arbeitszeitmodell erfordert ein gut geplantes Konzept. Denn die Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei einer solchen Umstellung stellen müssen, sind vielfältig. Wir haben diese Herausforderungen in fünf Kategorien eingeteilt:

Abb. 1: Übersicht über die Herausforderungen

Rechtliche Herausforderungen:

#       Einhaltung von Gesetzen: Unternehmen müssen Arbeitszeitgesetze, Tarifverträge und arbeitsrechtliche Vorschriften einhalten, darunter Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen.

#       EuGH-Urteil C-585/19: Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 17. März 2021 verlangt, dass Arbeitgeber ein System zur täglichen Arbeitszeiterfassung einrichten müssen, um die Einhaltung der Arbeitszeitrichtlinie sicherzustellen.

#       Auswirkungen auf die Zeiterfassung: Das Urteil kann Auswirkungen auf die Zeiterfassung und -dokumentation bei flexiblen Arbeitszeitmodellen haben, insbesondere bei Modellen wie "Vertrauensarbeitszeit".

#       Rechtliche Konsequenzen: Unternehmen, die die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen, riskieren rechtliche Konsequenzen und mögliche Bußgelder.

#       Notwendigkeit der Compliance: Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist unerlässlich, um rechtliche Risiken zu minimieren und die rechtmäßige Umsetzung eines flexiblen Arbeitszeitmodells sicherzustellen.

Technische Anforderungen (IT-Infrastruktur):

#       Zuverlässige Internetverbindung: Mitarbeiter benötigen eine stabile Internetverbindung, um von verschiedenen Standorten effektiv arbeiten zu können.

#       Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation: Die Implementierung geeigneter Tools und Software ist entscheidend, um eine reibungslose Kommunikation und den sicheren Zugriff auf Unternehmensressourcen zu ermöglichen.

#       Datensicherheit: Angemessene Datenschutzmaßnahmen sind notwendig, um sensible Informationen zu schützen, insbesondere wenn Beschäftigte außerhalb des Unternehmensnetzwerks arbeiten.

#       Investition in IT-Infrastruktur: Eine solide IT-Infrastruktur ist unerlässlich, um einen reibungslosen Übergang zu einem flexiblen Arbeitszeitmodell zu gewährleisten und die Sicherheit sowie die Produktivität der Beschäftigten sicherzustellen.

Organisatorische Herausforderungen:

#       Neugestaltung der Arbeitsabläufe: Die Umstellung erfordert eine Neugestaltung der Arbeitsabläufe, um eine effiziente Zusammenarbeit unabhängig von Standort und Arbeitszeit zu gewährleisten.

#       Klare Projektkoordination: Mechanismen zur koordinierten Projektarbeit und Aufgabenzuweisung müssen entwickelt werden, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.

#       Flexible Ressourcenallokation: Strategien zur flexiblen Ressourcenallokation sind notwendig, um Projekte und Aufgaben effizient zu bewältigen.

#       Anpassung der Arbeitsprozesse: Arbeitsprozesse müssen so angepasst werden, dass Teams unabhängig von Standort und Arbeitszeit reibungslos zusammenarbeiten können.

#       Einführung von Kollaborationstools: Die Einführung von Kollaborationstools und Projektmanagement-Software ist entscheidend, um die organisatorischen Anforderungen flexibler Arbeitszeitgestaltung zu erfüllen.

Kulturelle Herausforderungen:

#       Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter und Führungskräfte können Widerstand gegen neue kulturelle Normen und Erwartungen zeigen, insbesondere wenn diese von der traditionellen Arbeitsweise abweichen.

#       Mangel an sozialer Interaktion: Wenn Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten oder unterschiedliche Arbeitszeiten haben, kann dies zu einem Mangel an sozialer Interaktion und einem Gefühl der Isolation führen.

#       Verlust des Zugehörigkeitsgefühls: Das Zugehörigkeitsgefühl zum Team und zum Unternehmen kann abnehmen, da die physische Präsenz und die gemeinsamen Erlebnisse im Büro abnehmen.

#       Herausforderungen in der Kommunikation: Die Kommunikation kann komplexer werden, wenn Teams über verschiedene Zeitzonen verteilt sind oder wenn informelle Gespräche am Arbeitsplatz wegfallen. Es ist wichtig, effektive Kommunikationskanäle aufrechtzuerhalten.

Anforderungen an Führung und Mindset:

#       Vertrauensaufbau: Der Aufbau von Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern, insbesondere in Bezug auf die Eigenverantwortung der Mitarbeiter, kann eine Herausforderung darstellen.

#       Leistungsmanagement und Ergebnisorientierung: Der Übergang zur Ergebnisorientierung erfordert ein Umdenken in der Art und Weise, wie die Leistung der Mitarbeiter bewertet und geführt wird.

#       Kommunikation und Teamführung: Führungskräfte müssen in der Lage sein, Teams effektiv remote zu führen und die Kommunikation in einem dezentralen Umfeld aufrechtzuerhalten.

#       Wandel der Unternehmenskultur: Die Transformation hin zu einer Kultur, die Flexibilität und Wandel fördert, kann schwierig sein und erfordert ein aktives Engagement der Führungsebene.

#       Die richtigen Führungskräfte: Ein Change der Unternehmens- und Arbeitszeitkultur ist ein „Top-Down-Prozess“. Führungskräfte müssen diesen Wandel vorleben und aktiv unterstützen, damit die Veränderung akzeptiert wird.

All diese Herausforderungen erfordern eine klare Strategie mit einem durchdachten Konzept, um die Einführung eines modernen Arbeitszeitmodells nicht zu behindern. Darüber hinaus ist ein Monitoring und eine Anpassung notwendig, um sicherzustellen, dass das Modell den sich wandelnden Anforderungen des Unternehmens und der Beschäftigten gerecht wird und langfristig erfolgreich ist.

#FORTSCHRITT-Fazit:

Die Einführung eines modernen Arbeitszeitmodells erfordert eine gut durchdachte Strategie und ein umfassendes Konzept, um die vielfältigen Herausforderungen - rechtliche, technische, organisatorische und kulturelle Aspekte - erfolgreich zu bewältigen. Auch wenn diese Veränderungen nicht frei von Schwierigkeiten sind, überwiegen die Vorteile eines flexibleren Arbeitszeitmodells bei weitem. Wichtig ist, dass eine Veränderung dieser Größenordnung bei der Unternehmensleitung und den Führungskräften beginnt. Sie müssen für den Wandel bereit sein und das neue Modell voll unterstützen und vorleben. Und zwar mit fundiertem Fachwissen über flexible Arbeitszeitmodelle und einem guten Plan für die Umsetzung. Wir von #FORTSCHRITT sind darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Gestaltung einer zukunftsorientierten Arbeitskultur zu unterstützen. Sprechen Sie uns an, um zu erfahren, wie wir Sie bei der Entwicklung und Umsetzung eines Arbeitszeitmodells unterstützen können, das die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und den Unternehmenserfolg gleichermaßen berücksichtigt. Gemeinsam gestalten wir die Zukunft Ihres Unternehmens!

Wenn Sie diesen Beitrag zitieren möchten, nutzen Sie gerne folgende Quellenangabe:

Haberkorn, M. (2013, 28. Oktober). Herausforderungen beim Change eines Arbeitszeitmodells. FORTSCHRITT GmbH. https://fortschritt.co/blog-de/309-herausforderungen-beim-change-eines-arbeitszeitmodells