Autoren: Theres Heinrich & Daniel Patrick Brugger
- 15.02.2024 -
Das Thema Fachkräftemangel und Ressourcenknappheit ist für Unternehmen in Deutschland mittlerweile keine neue Erkenntnis mehr. Ebenso wenig wie die Tatsache, dass sich die Bundesrepublik schon lange vor dem medialen Fachkräfte-Hype zu einem Arbeitnehmermarkt entwickelt hat.
Die Gründe dafür sind sicherlich vielfältig, aber man sollte sich - gerade als Unternehmen - eher den Lösungen und Chancen widmen als den historischen Gründen für diesen Wandel. Laut Randstad und dem Work Institute (Schaad, 2023) kostet jeder verlorene Mitarbeiter das Unternehmen durchschnittlich ein Drittel seines Jahresgehalts.
Die Fragen drängen sich also auf:
Warum begegnet man dem Fachkräftemangel nicht, bevor er entsteht? Warum vermeidet man die Fluktuationskosten nicht? Wie bindet man Mitarbeitende langfristig, kulturell und produktiv wertschöpfend ins Unternehmen ein?
Häufig steht für Unternehmen zur Deckung des Fachkräfte- und Ressourcenbedarfs das Recruiting, also die Anwerbung und Einstellung neuer Mitarbeitender, im Vordergrund. Ein essenzieller Prozess, um den Recruiting-Prozess nicht so häufig durchführen zu müssen und um Mitarbeitende schneller produktiv sowie in die Unternehmenskultur integriert zu haben, ist das konzeptionelle Onboarding!
Oft unterschätzt oder sogar vernachlässigt, ist dies eine der wichtigsten Phasen für einen neuen Mitarbeitenden in einem Unternehmen! Laut Gallup suchen Mitarbeitende, die eine schlechte Einarbeitungserfahrung gemacht haben oder einen unzureichenden Einarbeitungsprozess durchlaufen haben, doppelt so schnell einen neuen Job Gallup, Inc. (2022).
Also warum in teures Recruiting investieren, wenn ein guter Onboarding-Prozess fast 50% Ihrer Sorgen lindert?
Die Bedeutung von Onboarding im betrieblichen Kontext
Im Unternehmenskontext bezeichnet Onboarding den Prozess der Integration neuer Mitarbeitender in die Organisation. Dieser Prozess geht über den rein administrativen Akt der Einstellung hinaus und zielt darauf ab, eine effektive Integration in die Unternehmenskultur zu gewährleisten. Der Erfolg dieses Prozesses hat weitreichende Auswirkungen auf die Leistung und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, was sich wiederum auf den Gesamterfolg des Unternehmens auswirkt. Warum ist Onboarding also so entscheidend für den Unternehmenserfolg? Ein erfolgreiches Onboarding legt den Grundstein für eine starke Mitarbeiterbindung, erhöht die Arbeitszufriedenheit und fördert die Produktivität. Wenn neue Mitarbeiter die Werte, Ziele und Arbeitsweise des Unternehmens verstehen, können sie schneller einen positiven Beitrag leisten. Ein effektives Onboarding trägt somit wesentlich dazu bei, die Einarbeitungszeit zu verkürzen und die Fluktuation zu minimieren.
Erfolgsfaktoren für ein effektives Onboarding sind eine strukturierte Einführung, klare Kommunikationswege, individuell angepasste Schulungen sowie ein unterstützendes soziales Umfeld. Auf die einzelnen Punkte wird im Folgenden näher eingegangen:
Strukturierte Einführung: Ein klar definierter Einführungsprozess ist entscheidend, um neue Mitarbeitende in die Abläufe und Strukturen des Unternehmens einzuführen. Dazu gehört nicht nur eine umfassende Darstellung der Ziele und Werte des Unternehmens, sondern auch praktische Informationen über interne Abläufe und Teams. Es ist wichtig, sich dafür genügend Zeit zu nehmen, um die explizite und implizite Kultur zu verstehen.
Klare Kommunikationswege: Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und Klarheit für den Einzelnen. Der individuelle Informationsaustausch über Themen wie Position, Zielwerte, Erwartungen und Karrieremöglichkeiten fördert das Verständnis und der Onboardees mit ihrem Aufgabenbereich.
Individuelle Weiterbildung: Jeder Onboardee bringt individuelle Fähigkeiten und Bedürfnisse mit, durch darauf abgestimmte Schulungen können Kompetenzen und Entwicklungsfelder gezielt gefördert werden. Dies fördert nicht nur die fachliche Qualifikation, sondern stärkt auch das Selbstbewusstsein der neuen Kollegen.
Unterstützendes soziales Umfeld: Ein starkes soziales Netzwerk im Unternehmen trägt wesentlich zur Integration bei. Mentoren- oder Buddy-Programme, regelmäßige Teamanlässe und informelle Austauschmöglichkeiten fördern den Beziehungsaufbau und helfen den neuen Mitarbeitenden, sich rasch in der Unternehmenskultur zu verankern. Sowohl zu diesem als auch zu den beiden vorherigen Punkten gehören auch regelmäßige Feedbackgespräche, die nicht nur ein einheitliches Verständnis über den Entwicklungsplan und die Stimmung schaffen, sondern auch das Gefühl der Wertschätzung steigern.
Die erfolgreiche Umsetzung dieser Erfolgsfaktoren wirkt sich nachhaltig positiv auf das Unternehmen aus. Ein effektives Onboarding steigert die Mitarbeiterzufriedenheit, erhöht die Produktivität und minimiert die Kosten, die durch eine hohe Fluktuation entstehen. Darüber hinaus fördert es die positive Wahrnehmung des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber, was wiederum die Rekrutierung qualifizierter Talente erleichtert. Insgesamt ist ein durchdachtes Onboarding somit nicht nur eine Investition in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, sondern auch ein strategischer Beitrag zur langfristigen Unternehmensentwicklung.
Abb. 1: Onboarding-Effekte (eigene Darstellung).
Onboarding-Prozess im Detail
Der Onboarding-Prozess ist ein strukturierter Fahrplan, der sich über mehrere entscheidende Phasen erstreckt, um eine reibungslose Integration neuer Mitarbeiter zu gewährleisten. Im Idealfall sollte die Einarbeitungsphase etwa die ersten 90 Tage umfassen.
Pre-Onboarding (nach Vertragsunterschrift bis zu Tag 1):
Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Pre-Onboarding-Phase, in der die Grundlagen für einen erfolgreichen Start gelegt werden. Dazu gehören administrative Vorbereitungen wie die Bereitstellung von Arbeitsmaterialien und IT-Ausstattung sowie erste Kommunikationskontakte. Im Idealfall wird der Onboardee hier in einem Erstkontakt willkommen geheißen und erhält einen Fahrplan, was ihn am ersten Tag erwartet. Falls ein Buddy-Programm gewählt wurde, kann sich der Buddy hier bereits vorstellen.
Erster Arbeitstag und Onboarding-Veranstaltung (Tag 1):
Der erste Arbeitstag ist der Schlüssel zu einem positiven persönlichen Eindruck und einer langfristigen Bindung. Die Mitarbeiter werden herzlich begrüßt, erhalten eine umfassende Einführung in die Unternehmenskultur und werden in ihre neuen Teams eingeführt. Ein herzlicher Empfang und eine gut vorbereitete Einführung sind entscheidend. Dazu gehören nicht nur formale Aspekte wie administrative Details und die Organisation des Arbeitsplatzes, sondern auch die Vorstellung der Unternehmenskultur, der Mission und der Teamkollegen. Ein Begrüßungspaket mit Unternehmensmaterial, Leitfäden und einem Überblick über das Arbeitsumfeld hilft dem neuen Mitarbeiter, sich von Anfang an wohl zu fühlen. Mit dem Start des Onboarding-Prozesses am ersten Arbeitstag beginnt das „Company Onboarding“, das im Idealfall etwa die erste Woche umfasst. In dieser Phase werden grundlegende Aspekte der Unternehmenskultur wie Vision, Mission, Werte, Leitlinien und Bürokultur vermittelt. Die Vorstellung der Produkte und Dienstleistungen gehört ebenso dazu wie eine Bestandsaufnahme, die den neuen Mitarbeiter durch die verschiedenen Bereiche des Unternehmens führt. Hier wird eine erste Verbindung zwischen dem Individuum und der globalen Unternehmensidentität hergestellt.
Company und Functional Onboarding (Tag 1 - 30 Tage):
Nach dem Company Onboarding beginnt das „Functional Training“, das sich über die nächsten 25 Tage erstreckt. Hier steht das individuelle Rollentraining im Vordergrund. Es beinhaltet die Vorstellung der eigenen Abteilung, die Überprüfung der individuellen Kompetenzen und maßgeschneiderte Trainings. Job Shadowing ermöglicht tiefe Einblicke in vor- und nachgelagerte Prozesse, um ein ganzheitliches Verständnis der Arbeitsabläufe zu entwickeln. Dies legt den Grundstein für eine produktive Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und anderen Abteilungen.
Integrationsphase (weitere 60 Tage):
Die abschließende Einarbeitungsphase erstreckt sich über die nächsten 60 Tage und konzentriert sich auf die Festigung der bis dahin erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten. In der „Integrationsphase“ werden gemeinsam mit der Führungskraft persönliche Ziele und Teamziele definiert. Dies schafft nicht nur Klarheit über die individuellen Erwartungen, sondern fördert auch die Zusammenarbeit und die Ausrichtung auf die Unternehmensziele. In dieser Zeit wird die Integration in das Team vertieft und der Mitarbeiter befähigt, aktiv zum Unternehmenserfolg beizutragen.
Abb. 2: Timeline für das Onboarding (eigene Darstellung).
Herausforderungen und Lösungen im Onboarding-Prozess
Das Onboarding von Mitarbeitern ist nicht frei von Herausforderungen, insbesondere wenn es darum geht, den Erfolg des Prozesses zu messen. Wir werfen einen Blick auf drei zentrale Aspekte: den Einsatz von Technologie, die Bedeutung von Feedback und aktuelle Entwicklungen im Bereich Onboarding.
Die Integration von Technologien kann den Onboarding-Prozess erheblich verbessern. Unternehmen stehen jedoch oft vor der Herausforderung, die richtige Technologie auszuwählen und effektiv einzusetzen. Die Vielfalt an Tools, Plattformen und Anwendungen kann überwältigend sein. Eine umfassende Analyse der Anforderungen des Unternehmens ist hier entscheidend. Eine einmalige Investition in virtuelle Schulungen kann den Einführungsprozess beschleunigen und langfristig wiederkehrende Kosten reduzieren, Mitarbeiterbefragungstools können ein Stimmungsbild liefern und auch Feedbackgespräche können digitalisiert den Prozess vereinfachen. Lesen Sie bei Interesse unseren Blogbeitrag zu diesem Thema.
Feedback spielt eine entscheidende Rolle bei der Integration, aber es kann eine Herausforderung sein, Feedback zu sammeln und effektiv zu nutzen. Traditionelle Feedback-Mechanismen sind oft zeitaufwändig und unstrukturiert. Hier bieten sich digitale Feedback-Tools an, die ein kontinuierliches Feedback ermöglichen. Eine effektive Feedbackkultur fördert nicht nur die Entwicklung neuer Mitarbeiter, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Der Feedbackprozess kann durch digitale Tools sehr einfach und strukturiert effizient umgesetzt werden. Die Herausforderung besteht darin, ein Feedbacksystem zu etablieren, das ein regelmäßiges Feedback ermöglicht und gleichzeitig den Zeit- und Arbeitsaufwand minimiert.
Die Messung des Erfolgs des Integrationsprozesses ist von entscheidender Bedeutung, kann aber eine schwierige Aufgabe sein. Es ist wichtig, klare Ziele und Leistungsindikatoren (KPIs) zu definieren, die über die klassische Einarbeitungszeit hinausgehen. Die Messung beispielsweise der unmittelbaren Zufriedenheit mit dem Onboarding-Prozess, die relative Produktivität während und nach der Einarbeitung sowie die Integration in die bestehenden Teamstrukturen liefert wichtige Erkenntnisse über die Prozessqualität. Innovative Erhebungsmethoden wie KI-gestützte Analysen, Beobachtungen, Umfragen oder Quiz können dabei helfen, datenbasierte Ergebnisse zu gewinnen, um den Prozess an den Stellen zu optimieren, an denen Unstimmigkeiten auftreten (z.B. Fragen der Zuständigkeit, unklare Kommunikationswege, Verzögerung in der Bereitstellung von Arbeitsmitteln). Die Herausforderung besteht darin, ein umfassendes Messsystem zu etablieren, das die Effektivität des Onboarding-Prozesses quantifiziert und gleichzeitig die individuelle Entwicklung der Mitarbeitenden berücksichtigt.
All diese Maßnahmen klingen oft nach hohen Investitionen und langer Ressourcenbindung, müssen es aber nicht. Es gibt viele einfache und schnell umsetzbare Elemente, mit denen Ihre Organisation das Onboarding-Erlebnis Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich verbessern kann.
#FORTSCHRITT-Fazit
Onboarding-Praktiken entwickeln sich mit dem technologischen Fortschritt und den modernen Bedürfnissen der Mitarbeiter stetig weiter. Aktuelle Trends zeigen einen verstärkten Einsatz mobiler Onboarding-Anwendungen, die neuen Mitarbeitern mehr Flexibilität bieten. Künstliche Intelligenz und Datenanalyse werden zu integralen Bestandteilen, um personalisierte Onboarding-Programme zu erstellen und Fortschritte zu überwachen.
Social Onboarding und Teamintegration gewinnen an Bedeutung, während personalisierte Lernpfade es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf die Anforderungen ihrer Rolle zu konzentrieren. Mit der Zunahme der Telearbeit wird die Einarbeitung auf Distanz immer wichtiger. Virtuelle Einführungsveranstaltungen, Online-Schulungen und digitale Ressourcen sind entscheidend für die effektive Integration von Telearbeitern. Diese Trends spiegeln die fortschreitende Anpassung an Technologie und sich verändernde Arbeitsmodelle wider, um sicherzustellen, dass Einarbeitungsprogramme effektiv und auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten bleiben. Neben der Technologie ist die emotionale und zwischenmenschliche Bindung an die Abteilung, das Team und den Standort von großer Bedeutung. Der Buddy und die Führungskraft sind zentrale Bausteine, um diese Bindung zu erreichen.
Abschließend ist es wichtig zu empfehlen, dass die Bewertung des Onboarding-Erfolgs auf verschiedenen KPIs basieren sollte, um wirklich messbar zu sein. Die Zeit bis zur vollen Produktivität des neuen Mitarbeiters misst die Effizienz des Prozesses, während die Fluktuationsrate der neuen Mitarbeiter auf mögliche Probleme hinweisen kann. Die Zufriedenheit der neuen Mitarbeitenden (s. Blog zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit) ist ebenso wichtig wie die Abschlussquote der Onboarding-Aktivitäten. Der Erfolg der Teamintegration und die Qualität des Mentorings sind ebenso messbar wie die Zielerreichung der neuen Mitarbeitenden. Die Compliance mit Unternehmensrichtlinien gibt Aufschluss über das Wissen um Werte und Normen. Durch ein kontinuierliches Monitoring dieser KPIs optimieren Sie den Erfolg des Onboarding-Prozesses für eine erfolgreiche Integration der Mitarbeiter in Ihr Unternehmen.
Im Rahmen diverser Onboarding-Projekte - vom Pre-Boarding bis zum Ende der Probezeit - haben wir unsere Expertise eingebracht, Sparring zu bestehenden Prozessen betrieben und gemeinsam mit unseren Kunden einzelne Elemente verbessert. Haben auch Sie Fragen zum Thema Onboarding oder wünschen Sie sich einen Blick von außen? Sprechen Sie uns gerne an!
Wenn Sie diesen Beitrag zitieren möchten, nutzen Sie gerne folgende Quellenangabe:
Heinrich, T., & Brugger, D. P. (2024, 15. Februar). WOW-Effekt Onboarding – Kompass für einen erfolgen Start. FORTSCHRITT GmbH. https://fortschritt.co/blog-de/321-wow-effekt-onboarding-kompass-fuer-einen-erfolgen-start
